لزوم بهبود شیوه‌نامه اداره جلسات اتاق بازرگانی
هشتمین جلسه کمیسیون حکمرانی سازمانی اتاق بازرگانی تهران با دستورکار بررسی شیوه‌نامه اداره جلسات هیات نمایندگان و کمیسیون‌ها در اتاق تهران برگزار شد. در این نشست، ابتدا رئیس کمیسیون با تاکید بر ضرورت اصلاح شیوه‌نامه اداره جلسات اتاق بازرگانی عنوان کرد که زمینه‌های بهبود این شیوه‌نامه وجود دارد که می‌تواند خروجی بهتری از جلسات و نشست‌های اتاق برای ارتقای تعاملات را به دنبال داشته باشد.
به گزارش همیار کارآفرین، به نقل از روابط عمومی اتاق تهران، حسن فروزان‌فرد ادامه داد: «شیوه‌نامه‌ای که اکنون مورد استفاده قرار می‌گیرد برای نخستین بار در دوره هشتم اتاق، مورد بحث قرار گرفت و توسط تعدادی از اعضای هیئت نمایندگان و کارشناسان تنظیم و در دومین جلسه هیئت نمایندگان همان دوره به تصویب رسید. این شیوه‌نامه برای دوره‌های نهم و دهم نیز مجدد ابلاغ شد. شیوه‌نامه جاری اداره جلسات از 26خرداد امسال در اختیار اعضای هیئت نمایندگان قرار گرفته که نشان از رشد و تنظیم‌گری در روابط درون‌سازمانی است.»
او با تاکید بر تحولات هیئت نمایندگان، شرایط و زمان، بر لزوم بازنگری شیوه‌نامه اشاره کرد و گفت: «مسئله دیگری که اهمیت بازنگری را افزایش می‌دهد، شیوه‌نامه‌ای است که اتاق ایران در غالب توصیه، در تیر امسال برای تمام اتاق‌ها ارسال کرده است. آنچه در اتاق تهران تهیه شد، صرفاً یک شیوه‌نامه در خصوص چگونگی برگزاری جلسات هیئت نمایندگان است؛ اما پیشنهاد اتاق ایران، فراتر از وظایف هیات نمایندگان و برگزاری جلسات است و نکات خوبی در آن دیده می‌شود و بهتر است شیوه‌نامه اتاق تهران هم با اصلاح و توسعه خود به شیوه‌نامه‌ای که اتاق ایران توصیه کرده، نزدیک شود. چراکه وظیفه ما به عنوان هیئت نمایندگان، تنها شرکت در جلسات هیئت نمایندگان نیست.»
فروزان‌فرد تاکید کرد: «شیوه‌نامه ارسالی از اتاق ایران لازم‌الاجرا نیست. چرا که اتاق ایران از نظر قانونی نمی‌تواند در جزئیات کار اتاق‌ها دخالت داشته باشد. اما به عنوان پیشنهاد و توصیه، حتماً جای تأمل و بررسی دارد. مهم است که جلسات با آرامش برگزار شود اما هدف غایی این است که اثربخشی جلسات بیشتر شود.»
رئیس کمیسیون حکمرانی سازمانی اتاق تهران تاکید کرد: «درست است که ما به عنوان هیئت نمایندگان، هیئت‌رئیسه را انتخاب می‌کنیم و برخی اختیارات را به هیئت‌رئیسه تفویض می‌کنیم، اما از پاسخگویی ما کاسته نمی‌شود. چون رأی ما وکالتی است و هر تصمیمی که گرفته شود ما باید در برابر موکلان خودمان بابت آن پاسخگو باشیم.»
در همین رابطه عباس آرگون، عضو هیئت‌رئیسه اتاق تهران، هم با اشاره به اینکه دو شیوه‌نامه مصوب در اتاق تهران داریم، گفت: یک شیوه‌نامه برای برگزاری جلسات هیات نمایندگان و دیگری در خصوص برگزاری جلسات کمیسیون‌هاست. ما ابتدا به ساکن باید در خصوص پیشنهاد اتاق ایران بحث و جمع‌بندی کنیم و سپس شیوه‌نامه‌های خود را نسبت به آن اصلاح و تعدیل کنیم.
مصطفی رنجبر، کارشناس کمیسیون هم، با اشاره به اینکه اعضای هیات نمایندگان بابت حق نمایندگی و شرکت در جلسات پولی دریافت نمی‌کنند و بهبود فضای کسب‌وکارشان، عاملی است که آنان را تشویق به حضور می‌کند، گفت: در کمیسیون مبارزه با فساد در دوره قبل هیئت نمایندگان، سندی تحت عنوان شیوه حکمرانی اتاق‌ها ترجمه کردیم که حاصل بهترین تجربه‌ها در دنیا بود. ما باید این داده را کنار کار خود بگذاریم و از نکات ارزشمند آن استفاده کنیم. بسیاری از مسائل پیش‌تر مطرح و حل شده و ما باید تنها به آن رجوع کنیم و از آنان بهره بگیریم.
مشخص شدن جایگاه هیات نمایندگان و شفافیت وظایف آنها
مهراد عباد، عضو هیئت نمایندگان اتاق تهران نیز در این باره گفت: «شرح وظایف هیات رییسه در اتاق بازرگانی کاملاً مشخص است اما این مساله برای هیات نمایندگان شفاف نیست. لازم است در خصوص شرح وظایف هیات نمایندگان در محیط عمومی و کمیسیون‌ها تبادل نظر صورت بگیرد تا با مشخص شدن بایدها و نبایدها، نقش هیات نمایندگان پررنگ‌تر شود.
سجاد غرقی، دیگر عضو هیات نمایندگان اتاق تهران نیز با تاکید بر مشخص شدن جایگاه هیات نمایندگان به شیوه اداره جلسات اشاره کرد و گفت: برخی از مسائلی که با آن مواجهیم، شیوه رأی‌گیری و حضور و غیاب و … است. اگر قرار است یک سیستم حکمرانی نمونه را تعریف کنیم، باید جایگاه، وظایف و سیستم اداره را تعیین کنیم. همه جلسات کمیسیون‌های ما، جلسات عمومی است. جلساتی نیست که راهبرد، تصمیم و نقد یک موضوع اتفاق بیفتد.
در ادامه فرزین فردیس، عضو هیئت‌رئیسه اتاق تهران، با اشاره به سابقه نوشتن قواعد و مقررات عنوان کرد که در جهان توسعه‌یافته شرکت‌هایی وجود دارند که کسب‌وکارشان فروش این قوانین و قاعده‌هاست. او گفت: «هنری مارتین رابرت که یک افسر ارتش آمریکا بود، در سال 1876 دستورالعملی برای شکل‌گیری و برگزاری نشست‌ها و جلسات انجمن‌ها و تشکل‌های داوطلبانه نوشت که در بخشی از کتاب قوانین و تمرین توسط کنگره آمریکا منتشر شد. این قواعد به قدری فراگیر و کاربردی شد که با عنوان «قواعد نظم رابرت» بارها و بارها تجدید چاپ شد و کتابی با همین عنوان وجود دارد که طی دهه‌های گذشته توسط صاحب‌نظران مختلف بازبینی و به‌روزرسانی و منتشر شده است.»
او افزود: «باتوجه به اینکه قاعده‌گذاری در دنیا پذیرفته شده است و ما می‌توانیم با اصولی که راهنمای اتاق‌های بازرگانی دنیاست، کراس چک و مورد استفاده قرار دهیم. اگر قرار است به عنوان بنچمارک چیزی را شروع کنیم؛ قواعد نظرم رابرت می‌تواند آغاز مناسبی باشد.»
در پایان این نشست، حسن فروزان‌فرد از هیئت‌رئیسه اتاق تهران درخواست کرد که برای افزایش کیفیت رای‌گیری در جلسات هیات نمایندگان، تمام رأی‌گیری‌ها به صورت مکانیزه صورت بگیرد. او با اشاره به تاکید اعضای کمیسیون بر ضرورت بازنگری شیوه‌نامه تشکیل جلسات هیات نمایندگان از اعضای کمیسیون و هیات نمایندگان خواست تا کسانی که آماده مشارکت در این کار هستند، برای تهیه پیش‌نویس اعلام آمادگی کنند.